Theo Điều 57 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012, xử phạt vi phạm hành chính có lập biên bản được áp dụng đối với hành vi vi phạm của cá nhân không thuộc trường hợp xử phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền đến 250.000 đồng, 500.000 đồng đối với tổ chức.
Việc xử phạt vi phạm hành chính có lập biên bản phải được người có thẩm quyền xử phạt lập thành hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính. Hồ sơ bao gồm biên bản vi phạm hành chính, quyết định xử phạt hành chính, các tài liệu, giấy tờ có liên quan và phải được đánh bút lục. Hồ sơ phải được lưu trữ theo quy định.
Khoản 3 Điều 58 Luật xử lý vi phạm hành chính nêu rõ: Biên bản vi phạm phải được lập thành ít nhất 02 bản, phải được người lập biên bản và người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm ký; trường hợp người vi phạm không ký được thì điểm chỉ; nếu có người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại thì họ cùng phải ký vào biên bản.
Trường hợp biên bản gồm nhiều tờ, thì những người được quy định tại khoản này phải ký vào từng tờ biên bản.
Nếu người vi phạm, đại diện tổ chức vi phạm, người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại từ chối ký thì người lập biên bản phải ghi rõ lý do vào biên bản.
Biên bản vi phạm hành chính lập xong phải giao cho cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính 01 bản; trường hợp vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền hoặc vượt quá thẩm quyền xử phạt của người lập biên bản thì biên bản phải được chuyển ngay đến người có thẩm quyền xử phạt để tiến hành xử phạt.
Trường hợp người chưa thành niên vi phạm hành chính thì biên bản còn được gửi cho cha mẹ hoặc người giám hộ của người đó.
Theo quy định, trường hợp người vi phạm làm mất biên bản vi phạm hành chính, để nộp phạt và lấy lại giấy phép lái xe thì phải có đơn cam đoan và xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú.
Sau đó, mang bản cam đoan đến Phòng cảnh sát giao thông đã lập biên bản vi phạm. Cảnh sát giao thông sẽ tiến hành rà soát hồ sơ, biên bản lưu giữ, đối chiếu chính xác thì sẽ làm thủ tục giải quyết vi phạm (cho nộp phạt), đồng thời trả lại giấy tờ (nếu có) cho người vi phạm theo quy định.
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được quyết định xử phạt, cá nhân, tổ chức bị xử phạt nộp phạt tại Kho bạc Nhà nước. Mang biên lai thu tiền được Kho bạc Nhà nước hoặc ngân hàng cấp quay lại Phòng Cảnh sát giao thông đã ra quyết định để nhận lại giấy tờ hoặc phương tiện bị tạm giữ.
